Perdi €100.000 em receita porque estava lento a responder. Depois fiz uma coisa simples.
Aquela Ligação Que Dava Raiva
Eram 9 da manhã. Tinha um lead importante à espera de resposta desde as 17h do dia anterior.
O meu vendedor estava ocupado com mais três coisas. O outro estava em reunião. Alguém tinha de responder, mas ninguém tinha tempo. Perdi o cliente.
Isto foi há três anos. E acontecia toda a semana.
Depois, ainda hoje vejo a mesma coisa em dezenas de empresas pequenas e médias que conheço. Um lead espera 4 horas por resposta. Um cliente precisa de uma fatura e fica à espera 2 dias. Um pedido chega e ninguém sabe exatamente o que fazer com ele.
Sempre que vejo isto, vem-me uma pergunta à cabeça: “Quanto dinheiro está esta empresa a perder por estar desorganizada?”
A resposta assusta.
O Segredo Das Empresas Que Lucram (Enquanto os Outros Queimam Dinheiro)
Conheço empresas que implementaram “soluções de IA” e desperdiçaram dezenas de milhares de euros. E conheço outras que poupam €50.000 por ano e nem falam disso.
A diferença? Não é a ferramenta. É o processo.
As que funcionam fizeram isto: começaram pelo problema real, não pela tecnologia bonita.
Um cliente meu de gestão imobiliária contou-me isto: “Jorge, metemos um dinheiro numa solução automatizada e perdemos 30% dos leads à mesma. Porquê? Porque demorávamos 3 a 4 horas a responder.”
Espera, 30% dos leads? Calculou: €100.000 em receita anual desaparecida. Por estar lento.
Ele fez então uma coisa simples: parou de procurar a ferramenta perfeita. Em vez disso, sentou-se e perguntou: “Qual é realmente o meu problema?”
A resposta não era filosófica. Era pragmática: “Precisamos de responder em 30 segundos, não em 3 horas.”
O Que Eu Faria Se Fosse Você
Se me dissesse “Jorge, como é que eu automatizo o meu negócio?” eu não lhe dava um PowerPoint com 6 passos. Eu sentava-me consigo e perguntava coisas específicas.
Primeiro, seria honesto:
“Qual é o problema que está a custar-lhe dinheiro neste exato momento?”
Não é “queremos ser mais eficientes.” É concreto: “Estou a perder clientes porque demoramos muito a responder” ou “O meu gestor passa 20 horas por semana a fazer coisas que um miúdo conseguia fazer dormindo.”
Depois, calculava: quanto está isto a custar? €2.000 por mês? €20.000?
Porque se não conseguir colocar um número, então não é urgente. Já tem a sua Estrela do Norte.
Depois, observava:
Pedia ao seu vendedor, gestor ou operacional: “Conte-me o seu dia. O que fez primeira coisa? O que deu mais trabalho?”
Não o que estava escrito no manual. O dia real. Porque o manual nem sempre corresponde à realidade.
Faria um mapa do que realmente acontece. E nesse mapa, ia ver logo onde as coisas emperram e custam tempo e dinheiro.
Depois, metia as mãos na massa:
Pegava nessas tarefas que custam tempo e dividia-as em passos muito pequeninos.
“Acompanhar um lead” é vago. Mas “Abrir o CRM → Procurar leads de ontem → Verificar se correspondem ao nosso cliente ideal → Responder → Enviar” — isto é claro.
E quando está claro, consegue perguntar: “Qual destes passos é chato, repetitivo e poderia ser feito por uma máquina?”
Depois, era estratégico:
Não tentava automatizar tudo. Começava pelas vitórias rápidas — coisas que entregam em 1 ou 2 semanas e que já geram impacto. Um chatbot de FAQ. Respostas automáticas a leads. Coisas simples que poupam horas.
Depois, avançava para as coisas mais sérias.
E no fim:
Colocava números em tudo. Quantos euros poupou? Quanto tempo ganhou que vale dinheiro? Qual foi o retorno real?
Porque “eficiência” é uma palavra bonita que não paga contas.
A História Que Muda a Conversa
Aquele cliente de imobiliária que perdia 30% dos leads?
Implementou 3 coisas:
- Um sistema que responde aos leads em 30 segundos
- Comunicação automática com inquilinos (perguntas que surgem sempre)
- Coordenação automática de manutenção
Investimento: €81.000
8 meses depois:
- Tempo de resposta: 18 segundos
- Taxa de conversão: subiu de 20% para 24%
- Receita nova: €161.000 por ano
- Poupança em mão de obra: €42.000 por ano
- Retorno no primeiro ano: 123%
- Periodo de retorno: menos de 10 meses
Mas sabe qual é a parte que o assustou mais? Disse-me: “Jorge, se tivéssemos feito isto há dois anos, tínhamos ganho mais €200.000.”
Essa é a conversa que dói.
O Que Isto Significa Para Si
Não precisa de ser uma grande empresa com um departamento de TI. Não precisa de um investimento gigante.
Precisa de fazer uma pergunta honesta: “Qual é o meu real problema?”
Se conseguir responder isso, e conseguir pôr um número em euros nesse problema, então já sabe se vale ou não a pena fazer alguma coisa.
Porque isto não é sobre ter a ferramenta mais fixe do mercado.
É sobre resolver aquele problema chato que o tira do sono.
Se conseguir fazer isso, o retorno aparece. Custe o que custar.
E você? Qual é aquele processo no seu negócio que o faz perder clientes, tempo ou dinheiro? Comente. Fico genuinamente curioso.